POLÍTICA DE AUTORIZACIÓN Y USO DE DATOS RELEGAS BOGOTÁ SAS
RELEGAS BOGOTÁ S.A.S identificada con NIT 900.575.836-2, realizará el Tratamiento de los Datos Personales para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social, todo de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013, el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias. El Tratamiento se podrá realizar a través de medios electrónicos, físicos, automatizados y/o utilizando cualquier medio digital conocido o por conocerse, que podrá variar dependiendo de la forma de recolección de la información.
La finalidad para la cual RELEGAS BOGOTÁ S.A.S recolecta, almacena, usa, depura, analiza, trata, circula, transmite o transfiere directa o indirectamente Datos Personales del Titular, es:
- El adecuado desarrollo de su objeto social, incluida la utilización de los datos para la ejecución de la relación contractual, negocio o alianza comercial existente con sus clientes, contratistas, proveedores, aliados, usuarios, empleados y terceros.
- Promover sus servicios y productos y los de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, terceros aliados comerciales y los aliados de estos.
- Entregar o enviar sus Datos Personales a empresas vinculadas, filiales, subsidiarias y terceros aliados comerciales y los aliados de estos que requieran la información para los fines aquí descritos.
- Lograr una comunicación eficiente relacionada con sus productos, servicios, estudios, ofertas, así como los de sus filiales, subsidiarias, vinculadas, terceros aliados comerciales y los aliados de estos para facilitar el acceso general a la información recolectada.
- Enviar a través de cualquier medio de comunicación o canales de contacto que se encuentren creados o vaya a crearse, información publicitaria, promocional y de mercadeo propio, de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, de terceros aliados comerciales o de los aliados de estos; la implementación de una estrategia global de marketing destinada a actos de promoción y publicidad de sus productos, servicios, ofertas, promociones, novedades, invitaciones, descuentos, premios, programas de fidelización, campañas, sorteos, entre otras, en horarios de veinticuatro (24) horas de lunes a domingo.
- Suministrar la información a terceros o aliados comerciales con los cuales RELEGAS BOGOTÁ S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
- Contactar, gestionar trámites (PQR’s) y realizar evaluaciones de calidad de los productos y servicios, y en general para la actualización de datos y demás actividades de mercadeo y administración necesarias para el cabal desarrollo de su objeto social, así como de sus filiales, vinculadas, subsidiarias, terceros aliados comerciales o de los aliados de estos.
- Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el desarrollo del objeto social, de sus filiales, vinculadas, subsidiarias, terceros aliados comerciales, o de los aliados de estos.
- Dar a conocer, transferir y/o transmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiares o subsidiarias de RELEGAS BOGOTÁ S.A.S o a terceros en virtud de un contrato, la Ley o cualquier relación jurídica que así lo requiera o para implementar servicios de almacenamiento o computación en la “nube”.
- Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
- Ordenar, clasificar, o separar la información suministrada; así como para verificar, confirmar, validar, investigar y comparar la información suministrada por el Titular con cualquier información obtenida legítimamente.
- Seguridad y mejoramiento del servicio y la experiencia del Titular a través del Portal.
- Realizar las gestiones tributarias, contables, fiscales y de facturación que sean necesarias.
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por RELEGAS BOGOTÁ S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
Parágrafo Primero: Los Datos Personales que sean suministrados por el Titular serán tratados y utilizados solamente para las finalidades aquí previstas, y por un plazo contado desde el momento que se otorgó la autorización hasta el plazo determinado para la vigencia de la sociedad RELEGAS BOGOTÁ S.A.S
Parágrafo Segundo: La información suministrada por el Titular podrá ser compartida con agencias, encargados de la información, proveedores de servicios, aliados comerciales, aliados de estos, y terceros en general que presten servicios a RELEGAS BOGOTÁ S.A.S o a terceros en nombre y por cuenta de RELEGAS BOGOTÁ S.A.S
Parágrafo Tercero: RELEGAS BOGOTÁ S.A.S no solicita ni realiza Tratamiento sobre datos sensibles.
Parágrafo Cuarto: RELEGAS BOGOTÁ S.A.S garantiza que los mecanismos a través de los cuales hace uso de los Datos Personales son seguros y confidenciales, ya que cuentan con mecanismos de seguridad informática y los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas.
AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, el uso, depuración, análisis, circulación, transmisión o transferencia, circulación o supresión de Datos Personales por parte de RELEGAS BOGOTÁ S.A.S requiere siempre del consentimiento previo, expreso e informado del Titular de aquellos. En cumplimiento de la legislación vigente, RELEGAS BOGOTÁ S.A.S ha dispuesto los siguientes mecanismos para obtener la autorización o ratificación por parte del Titular de los Datos Personales:
- La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro que permita garantizar su posterior consulta, o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir que el Titular otorgó su autorización para almacenar sus datos en nuestra Base de Datos. Para los efectos se entiende por autorización aquella dada mediante mecanismos tecnológicos tales como, pero sin limitarse a un “click” de aceptación a nuestros Términos y Condiciones y la Política para el Tratamiento de Datos Personales, al momento de ingresar sus datos para el envío de correos electrónicos; el diligenciamiento de formularios en el sitio www.relegasbogota.com y/o mediante la suscripción por medio de aplicaciones de terceros tales como, pero sin limitarse a Facebook, Instagram.
- Con este procedimiento de Autorización consentida se garantiza expresamente que el Titular de los Datos Personales conoce y acepta que RELEGAS BOGOTÁ S.A.S recolectará, almacenará, usará, depurará, analizará, circulará, transmitirá, transferirá, actualizará o suprimirá en los términos de Ley, la información para los fines que al efecto le informe de manera previa al otorgamiento de la autorización, y para la finalidad contenida en el presente documento.
- En la autorización solicitada por RELEGAS BOGOTÁ S.A.S se establecerá como mínimo: (I) La identificación completa de la persona de quien se recopilan Datos Personales; (II) La Autorización a que hace referencia el numeral 2 anterior; (II) La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, y; (IV) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados por el Titular de los mismos.
- Será responsabilidad de RELEGAS BOGOTÁ S.A.S adoptar las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo autorización por parte de los Titulares.
- Los Titulares de Datos Personales podrán solicitar, en cualquier momento y sin limitación de ninguna índole, la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
- Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013, es decir el 27 de junio de 2013 se enviará un correo electrónico a todas las personas respecto de las cuales RELEGAS BOGOTÁ S.A.S posea Datos Personales informándoles acerca de la implementación de la Política de Tratamiento de Datos Personales RELEGAS BOGOTÁ S.A.S y el modo de ejercer sus derechos. En dicho correo electrónico se incluirá el Aviso de Privacidad en el cual se incluirá como mínimo: I) Nombre o razón social y datos de contacto de RELEGAS BOGOTÁ S.A.S . II) Los mecanismos de acceso por los cuales el Titular es pueden acceder a los datos registrados en la base de datos de RELEGAS BOGOTÁ S.A.S, en los cuales se dará a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de RELEGAS BOGOTÁ S.A.S y los cambios sustanciales que se produzcan a la misma.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de envío de la comunicación, el Titular no ha dado respuesta o no se ha contactado por cualquier medio con RELEGAS BOGOTÁ S.A.S para solicitar la supresión de sus datos personales, se podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos.
Parágrafo: Será obligación de RELEGAS BOGOTÁ S.A.S y en particular del área de marketing, llevar registro y tener soporte de todas las autorizaciones emitidas por el Titular o en su defecto, del envío de la comunicación a que hace referencia el presente artículo. Todos los soportes deberán estar disponibles en todo momento mientras se lleve a cabo el Tratamiento de Datos Personales y cinco (5) años más. Para el almacenamiento RELEGAS BOGOTÁ S.A.S podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
